Digitalização De Documentos E Processos Funcionais

O que é?

A digitalização de documentos e processos funcionais é a reformatação de documentos em suporte papel para formato digital que estão custodiados no Arquivo da SRH, mediante solicitações externas.

Quem pode utilizar este serviço?

Servidores ativos e inativos da UFCG, pensionistas e representantes legais.

Quais são as etapas para realização desse serviço?

O demandante, obrigatoriamente, abre um processo no SEI (Pessoal: Solicitação de Documento ou Informação Funcional) e indica o e- mail atualizado para o envio dos documentos digitalizados;

Os servidores do Arquivo da SRH fazem o tratamento do conjunto documental conforme orientações do Arquivo Nacional e do Ministério da Economia, digitalizam o os documentos, os processos ou o assentamento funcional de forma integral visando alimentar o sistema do AFD a partir da solicitação realizada;

A resposta, ou seja, o envio dos documentos solicitados ocorre, exclusivamente, por meio do envio de e-mail pelo setor, a partir do endereço arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;

Observação: É exigida a apresentação de documento pessoal do servidor ou de familiares, bem como, de procurações, para a promoção do acesso aos documentos em formato digital. Isso visa garantir a proteção das informações pessoais contidas nos documentos (Lei 12.527/2011, artigo 31).

Prazo para prestação do serviço

Para documentos e processos em pouco volume, até 05 (cinco) dias;

Para assentamento funcional (cópia parcial ou integral), entre 30 e 60 dias.

Forma de prestação do serviço

Presencial para documentos/processos em suporte papel e remota para documentos/processos digitais (via SEI).